Orienter la logistique dans une vision métier

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Raphaël Passemard, responsable de la pharmacie du Pôle logistique des HUS

Les Hôpitaux universitaires de Strasbourg (HUS) ont accompagné leur restructuration depuis dix ans par la montée en puissance d’un pôle logistique sur un site dédié. Responsable de la pharmacie de ce pôle, Raphaël Passemard explique comment l’industrialisation de la chaîne logistique a pu servir des objectifs métiers.

Avant la création de la plateforme logistique en 2009, les HUS étaient déjà dotés d’une PUI unique avec un stock centralisé de médicaments pour alimenter vos six sites. Qu’a apporté cette nouvelle organisation ?

Certes, nous avions l’expérience de la délivrance de médicaments à partir d’un seul site principal. En revanche, les stocks de dispositifs médicaux stériles (DMS) étaient éclatés, avec une gestion et une lisibilité compliquées pour les utilisateurs médecins, infirmiers et cadres de santé. Cette plateforme nous a permis une prestation (sur l’ensemble des produits pharmaceutiques et plus généralement des produits de santé) comprenant toutes les étapes de la “supply chain”, depuis l’achat jusqu’à la délivrance dans les unités de soins. Elle s’est accompagnée d’une manutention automatisée (tortues). Au sein des unités de soins, pour sécuriser le processus, la gestion des stocks est assurée par des préparateurs en pharmacie sous la responsabilité des pharmacies de sites qui sont complémentaires de celle de la plateforme et orientées vers les activités cliniques.

Nous voulions orienter le projet dans une vision métier : sécurisation de la prise en charge des patients, délivrance adaptée, traçabilité… Par ailleurs, l’outil informatique et la standardisation des processus ont d’emblée permis un niveau intéressant de délégation de tâches avec cette possibilité d’accompagner les unités de soins dans la gestion des stocks avec des professionnels de la pharmacie. C’est un sujet clé au regard de nos enjeux de développement de la pharmacie clinique.

Quel est l’effectif de la “pharmacie logistique” ?

Pour gérer l’ensemble des produits de santé, médicaments, DMS et DM implantables (DMI), la pharmacie du Pôle logistique compte une cinquantaine de professionnels : pharmaciens positionnés sur des fonctions achats et approvisionnements, préparateurs positionnés essentiellement sur les approvisionnements et la supervision de l’activité de la plateforme, et agents logistiques formés aux activités opérationnelles et rattachés à la PUI, encadrés par un cadre de santé.

L’ensemble de la chaîne logistique est-il informatisé ?

Elle est complètement informatisée sur le secteur des délivrances nominatives automatisées centralisées, qui est localisé sur la plateforme. On y prépare les doses à administrer sur des formes orales sèches pour les unités de soins de gériatrie et pour l’unité sanitaire de niveau 1 (maison d’arrêt). Soit plus de 600 patients pour lesquels les prescriptions, l’analyse et la validation pharmaceutiques, la PDA via un automate, la transmission et la validation de l’administration par l’infirmière se font via l’outil informatique. La boucle d’information est aussi un objectif atteignable sur notre nouveau site opératoire de Hautepierre 2 (32 salles d’opération), où nous avons déployé un logiciel qui permet de préparer le matériel nécessaire à chaque intervention à partir des informations transmises par le logiciel de planification opératoire. Globalement, se rapprocher d’une chaîne totalement connectée informatiquement est un objectif, mais cela prendra encore un peu de temps. L’évolution de la réglementation va bien dans ce sens : dispositif de lutte contre la falsification des médicaments (décommissionnement des médicaments sérialisés), arrivée progressive de l’identification unique des DMS et DMI.

L’interopérabilité est-elle au rendez-vous ?

Elle est effective au moins sur le référentiel des produits pharmaceutiques. Nous évitons ainsi une démultiplication de référentiels dans la diversité des applications des HUS. La plupart des logiciels traitant du médicament et des DMS ont une information qui vient directement de notre système d’information (SI). Un paramétrage est réalisé pour les produits pharmaceutiques dans les logiciels métier, mais sans ressaisie des libellés, des identifiants des produits (UCD, CIP), etc.

Votre organisation logistique vous aide-t-elle pour mettre en place la sérialisation ?

Même si la sérialisation (décommissionnement) a un coût, nous nous rendons compte qu’elle est une solution à certaines problématiques. Sur une plateforme comme la nôtre avec une logique process, l’outil informatique retrouve toute sa force avec l’arrivée des identifiants uniques qui permettent une traçabilité : lot, date de péremption, numéro de série. L’avantage d’une pharmacie orientée sur l’approvisionnement et la délivrance, c’est que nous avons eu de suite une idée claire de ce que nous voulions. En revanche, cela nécessite de faire évoluer les SI, ce qui est toujours complexe. Les évolutions concernant la granulométrie du décommissionnement, avec l’arrivée des codes agrégés et consolidés, vont également nécessiter des développements différents.

Dans quelle mesure a-t-elle été un atout durant la crise sanitaire ?

La force de notre organisation est d’être parfaitement lisible, ce qui est un atout lorsque l’on doit s’adapter. En effet, nous avons pu anticiper en partie les impacts de cette crise sur notre organisation et donc nous y adapter. Notre organisation nous a aussi permis une répartition différente et très rapide des effectifs, étant donné la forte polyvalence des équipes. Dans une organisation “industrielle”, il est aussi beaucoup plus simple de former rapidement des agents pour venir soutenir les équipes en place.

Par ailleurs, l’exploitation des données du SI nous a beaucoup aidés dans l’analyse des consommations d’un côté et l’évolution des prescriptions de l’autre, ceci pour mieux mobiliser nos ressources sur les évolutions des besoins les plus importants. Nous avons ainsi pu solliciter rapidement nos partenaires industriels.

On comprend que la pharmacie a été impliquée de bout en bout dans cette informatisation de la chaîne logistique depuis dix ans…

Oui, c’est essentiel, car ce sont des projets qui ne peuvent réussir qu’en cas d’adhésion à ce type d’organisation. Il faut expliquer, communiquer et surtout éviter de vendre du rêve. Mais le mode projet est salvateur, car il permet de rompre avec les organisations en silos qui coûtent souvent très cher à l’hôpital et, par essence, ne sont pas efficientes.

Propos recueillis par François Silvan